Una forma sencilla de asegurar su activo más importante

Desde la creación de nuestra empresa hemos establecido muchos contratos y acuerdos con proveedores y clientes, muchos de ellos eran imprecisos, incluso verbales. Lo que a muchos nos trajo mas de un inconveniente que pudo derivar en graves consecuencias. Con el paso del tiempo y el surgimiento de nuevas leyes basadas en valores éticos y de responsabilidad empresarial, se hizo trascendente poder concretar un acuerdo que permitiera asegurar la información. Se empezaron entonces a formalizar todos nuestros acuerdos, pues considerando la cantidad de riesgos de pérdida de un activo tan importante como la información era preciso que del mismo modo se formalizaran los acuerdos de garantía del manejo de la misma.

¿Qué es un acuerdo de confidencialidad?

El acuerdo de confidencialidad es el nuevo mecanismo mediante el cual regulamos los aspectos relativos a la seguridad de la información y todo lo relativo a la confidencialidad de la misma.La forma y contenido de este tipo de acuerdos puede variar en función de quienes sean las partes que intervienen en el acuerdo, del tipo de servicio al que haga referencia y los datos a los que se acceda debido a la prestación. Asimismo, la consideraciones a tratar estarán condicionadas por el marco regulatorio y legal que cubra la prestación del servicio. No obstante, aunque existen factores que condicionan el contenido y forma de este tipo de acuerdos, es posible obtener un denominador común e identificar una serie aspectos que todos los acuerdos de confidencialidad deberían considerar, por ejemplo:

  • ¿Quién interviene en el acuerdo de confidencialidad?
  • ¿A qué prestación de servicio va asociado el acuerdo de confidencialidad?
  • ¿Qué se considera información confidencial?
  • ¿A qué se comprometen las partes que intervienen en el acuerdo?
  • Auditoria y legislación aplicable

Para una organización, regular adecuadamente la prestación de servicios le permite mejorar la calidad y la seguridad de la información y mantener los acuerdos relacionados con la información de clientes y proveedores.

Al respecto, cabe señalar que no hacerlo puede suponer un incumplimiento desde el punto de vista legal sujeto a sanciones económicas. A continuación, queremos mostrarle una serie de recomendaciones que le permitirán diseñar y establecer acuerdos de confidencialidad claros y eficaces con los que puede mejorar la seguridad de la información en su empresa:

  1. Lugar y fecha
  2. Partes que intervienen 
  3. A qué se dedican las partes 
  4. Motivo por el que se establece el acuerdo 
  5. Servicio
  6. Clausula de confidencialidad 
  7. Una descripción sobre qué información  se considera confidencial ( Ej: procedimientos,técnicas,borradores,diagramas,dependiendo del tipo de empresa)
  8. Explicación de en qué consiste el acuerdo de confidencialidad (medidas de seguridad a aplicar,usos que puede darle a la información etc.)
  9. El acuerdo debe mantenerse incluso cuando haya finalizado la prestación del servicio

Para conseguir un buen nivel de seguridad en nuestra organización debemos considerar cuestiones que van mas allá de las medidas técnicas, en este sentido, los acuerdos de confidencialidad nos permiten regular la prestación de servicios,mejorando la seguridad de nuestra información cuando es accedida por terceras partes.

Regular la prestación de servicios hoy,evitará muchos problemas futuros. 

Para acompañamiento y asesoría al respecto del aseguramiento y protección de sus datos, escribanos a mercadeo@tecninformatica.com
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Fuentes: incibe, freepik

  

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